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Reforma Tributária redefine emissão de NF-e e NFC-e: confira os prazos oficiais para Simples Nacional, Lucro Real e Lucro Presumido e saiba como se preparar para evitar erros fiscais
Muitas empresas ainda estão confusas sobre o que realmente já está valendo em relação à Reforma Tributária no momento de emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e a Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e). Com tantas mudanças anunciadas, dúvidas são inevitáveis. Afinal, quais campos precisam ser preenchidos já em 2025? Quando a obrigação passa a valer de forma definitiva para todos os regimes tributários?
A informação foi divulgada pela IOB, que destacou em seus relatórios técnicos que, em 2025, a maioria das empresas ainda não é obrigada a incluir os novos campos referentes ao Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e à Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS). Mas isso não significa que o contribuinte possa ignorar o tema. Pelo contrário: entender os prazos e se antecipar às mudanças pode ser a diferença entre uma operação fiscal tranquila e autuações desnecessárias.
O que já está valendo em 2025 para NF-e e NFC-e
Em 2025, todas as empresas, independentemente do regime tributário adotado, não estão obrigadas a preencher os campos referentes à Reforma Tributária no momento de emissão da NF-e e da NFC-e. Isso quer dizer que, neste ano, o preenchimento dos campos relacionados a IBS, CBS e IS (Imposto Seletivo) ainda é considerado opcional.
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No entanto, a Receita Federal deixou claro que, a partir de janeiro de 2026, novas regras de validação entrarão em vigor. Essas regras irão obrigar empresas do Lucro Real e do Lucro Presumido a preencher corretamente os novos campos. Até lá, o sistema aceita as notas com ou sem essas informações, mas recomenda-se que as empresas já iniciem testes para garantir que seus sistemas de faturamento estejam atualizados.
Além disso, é importante ressaltar que a Nota Técnica 2025 002 incluiu desde a primeira versão uma exceção específica para 2026: os valores referentes a IBS, CBS e IS não devem ser somados à totalização da nota, de acordo com a rejeição 1105. Isso evita divergências no valor final e garante maior transparência no processo de escrituração.
Simples Nacional: quando a obrigação passa a valer
Para as empresas enquadradas no Simples Nacional, o prazo é ainda mais estendido. Essas empresas só serão obrigadas a preencher os campos relativos ao IBS e à CBS a partir de 2027. Isso dá tempo adicional para adaptação, mas não significa que os empreendedores possam relaxar.
Existe, porém, uma exceção que já pode impactar os contribuintes em 2026. Caso uma empresa do Lucro Real ou do Lucro Presumido emita um documento fiscal com os campos da Reforma Tributária preenchidos contra uma empresa do Simples, e essa última precise emitir uma nota fiscal de devolução, o preenchimento dos campos relativos ao CBS e ao IBS será obrigatório.
Essa situação mostra que até mesmo pequenas empresas precisarão ter seus sistemas preparados antes do prazo final. Afinal, a devolução de mercadorias é algo comum no dia a dia, e não estar apto para cumprir essa obrigação pode gerar atrasos e problemas com fornecedores.
Lucro Real e Lucro Presumido: regras a partir de 2025 e obrigatoriedade em 2026
As empresas enquadradas no Lucro Real e no Lucro Presumido devem redobrar a atenção. Em 2025, o preenchimento dos campos relacionados ao IBS, CBS e IS é considerado opcional. Isso significa que o sistema da NF-e aceitará tanto documentos fiscais com os novos campos quanto sem eles. Contudo, vale destacar que, quando preenchidos, esses dados passam a ser validados.
A obrigatoriedade chega em janeiro de 2026, quando entram em vigor as novas regras de validação tributária. A partir desse momento, será impossível emitir notas sem os campos referentes à Reforma Tributária devidamente preenchidos. Essa mudança exige atualização dos softwares fiscais, treinamento das equipes e acompanhamento contínuo das notas técnicas publicadas pelo fisco.
Portanto, empresas que deixarem para se adaptar apenas em 2026 podem enfrentar gargalos operacionais, multas e até dificuldades na relação com clientes e fornecedores. A recomendação dos especialistas é iniciar testes e treinamentos já em 2025.
Como será a soma de IBS, CBS e IS nas notas fiscais em 2026
Um dos pontos que mais tem gerado dúvidas é a forma como os novos tributos vão impactar o valor total da nota fiscal. A Nota Técnica 2025 002 trouxe uma regra clara: em 2026, os valores de IBS, CBS e IS não devem compor a soma final do documento fiscal.
Isso significa que, mesmo quando preenchidos, esses campos não entram no cálculo do valor total da nota. Essa medida evita distorções no preço final e garante maior coerência entre a tributação e a escrituração fiscal. O contribuinte deve ficar atento à rejeição 1105, que ocorre quando esses tributos são somados indevidamente ao total do item.
Essa decisão demonstra a preocupação da Receita Federal em evitar inconsistências na transição entre os modelos de tributação, oferecendo mais clareza e segurança aos contribuintes.
Preparação das empresas para a Reforma Tributária
A chegada da Reforma Tributária exige planejamento estratégico. Seja uma empresa de pequeno porte, enquadrada no Simples Nacional, ou uma grande companhia tributada pelo Lucro Real ou Lucro Presumido, o ponto em comum é que todas terão que se adaptar até 2027.
Nesse sentido, iniciar os testes de emissão de NF-e e NFC-e já em 2025 é a melhor forma de evitar contratempos. Treinar a equipe de faturamento, alinhar os sistemas de ERP e acompanhar as notas técnicas publicadas são passos fundamentais para garantir a conformidade fiscal.
Segundo informações divulgadas pela IOB, ferramentas como o Guia da Reforma Tributária, diagnósticos de adequação e cursos de capacitação já estão disponíveis para empresas que não querem ser pegas de surpresa. Preparar-se agora é investir em tranquilidade futura.
Adapte-se antes da obrigatoriedade
Embora a obrigatoriedade plena só entre em vigor em 2026 para Lucro Real e Lucro Presumido e em 2027 para o Simples Nacional, as empresas devem encarar 2025 como o ano da preparação. Antecipar-se às mudanças é a maneira mais segura de evitar erros, garantir conformidade fiscal e não comprometer a operação.
Agora eu quero saber de você: sua empresa já está preparada para as mudanças da Reforma Tributária na emissão da NF-e e da NFC-e? Deixe seu comentário abaixo e compartilhe sua experiência.
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